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A continuación se ofrecen cinco consejos para capacitar a los empleados en el nuevo software y mejorar los índices de participación, independientemente del tamaño de su organización o del software que esté introduciendo.
- Encuentre a sus campeones
Si puedes aprovechar el entusiasmo de tus innovadores y de los primeros usuarios para crear un impulso en torno a este nuevo software, ellos pueden ayudar a convencer al resto de tus empleados para que lo utilicen.
Encuentre personas que se sientan naturalmente cómodas con los conceptos del software y anímelas a defenderlo.
Puede considerar a las personas del equipo piloto que ayudaron a evaluar la herramienta, o a las personas que usarán el software más a menudo. Ver el entusiasmo de estos campeones ayudará a convertir a las personas que son más escépticas o vacilantes.
Para usar 10.000 pies como ejemplo, sus defensores podrían ser sus directores de proyecto, ya que normalmente son usuarios avanzados y tendrán la mayor experiencia práctica con la herramienta. Pídeles que compartan su experiencia en el aprendizaje del nuevo software y que ofrezcan ayuda a los empleados con dificultades.
- Crear un entendimiento compartido
Si los empleados no pueden encontrar una razón convincente para usar el nuevo software, casi se puede garantizar una baja tasa de adopción.
Por lo tanto, ayuda a tus campeones a entender exactamente qué es la herramienta, qué hace y por qué la elegiste. Involucre a la gente desde el principio del proceso de implementación. Fomente las preguntas y sea transparente con sus respuestas.
Asegúrate de que todos entiendan claramente cómo evaluaste otras herramientas, y por qué este software se diferenció. Cuanto mejor entiendan tus campeones el software y tus razones para elegirlo, mejor podrán compartir su valor con el resto de tu equipo.
- Realizar eventos de entrenamiento
Los eventos de capacitación pueden ser una forma efectiva de entrenar a sus empleados en el nuevo software. Utilice estos eventos para fomentar el diálogo y responder a las preguntas, reforzar los beneficios de la herramienta y demostrar su aplicación práctica diaria en el flujo de trabajo de su equipo.
También puede incorporar la nueva herramienta en reuniones regulares. Las empresas que utilizan 10.000 pies de altura sacan a relucir la Página del Proyecto en las reuniones de estado para discutir el estado de un determinado proyecto, y el Programa se utiliza como el centro interactivo de las reuniones semanales de recursos.
Busque formas creativas de incorporar el nuevo software en su rutina fuera de línea tan a menudo como pueda.
- Mueva el contenido importante al nuevo software
Una forma de aumentar la adopción es hacer que la información importante que sus empleados necesitan sólo sea accesible a través de la nueva herramienta. De hecho, fijar una fecha límite para migrar al nuevo software puede ser la única forma de conseguir que sus rezagados se conviertan.
Tengan cuidado. Este es un paso audaz que corre el riesgo de frustrar a sus empleados, especialmente si se implementa demasiado pronto. Pero si comunica sus razones de manera efectiva y expresa cómo la nueva herramienta les beneficiará a ellos y a la organización en general, aumentará las posibilidades de que acepten el cambio sin quejas.
- Considere las recompensas y el juego
Las recompensas pueden ser una forma efectiva de fomentar un cierto comportamiento, pero depende de tu cultura y filosofía de trabajo.
Es importante señalar que las zanahorias y los palos tienden a quedarse cortos cuando se trata de motivar a los pensadores creativos (e incluso pueden ser perjudiciales). La verdadera motivación es impulsada por un sentido de propósito y la búsqueda de la maestría, por lo que transmitir el valor del software es tan importante.
Dicho esto, las pequeñas recompensas para fomentar la participación pueden ser bastante eficaces cuando se trata de tareas menos creativas, como el seguimiento del tiempo.