A veces puede parecer que la parte más difícil de dirigir una pequeña empresa es seleccionar el software adecuado para ocuparse de los detalles más tediosos para usted. Claro, tu abuelo afiló su lápiz cuando llegó el momento de ocuparse de los libros, pero este ya no es el clima de negocios de tu abuelo. 

Hoy en día, hay muchos productos disponibles para agilizar el proceso para ti, así que puedes poner tu mente en cosas más importantes… Como hacer dinero.

Decidir cuál es el mejor producto para usted es una cuestión de concentrarse en las necesidades únicas de su negocio y tal vez identificar qué tareas relacionadas con el negocio tiene tolerancia cero. 

Luego puede seleccionar el software para aligerar su carga. ¿Quiere que le ayudemos? Siga leyendo para ver los programas 3 que se adaptan mejor a sus necesidades.

El mejor en general: QuickBooks

QuickBooks es ofrecido por Intuit, un gigante de la industria de las finanzas personales. El alcance de la herramienta se ha ampliado para atender las necesidades de las pequeñas empresas también, y es una opción muy popular.

QuickBooks ofrece literalmente cientos de plantillas para casi cualquier informe que puedas necesitar. ¿Facturación? Ya lo tiene. ¿Cuentas por pagar? No hay problema. ¿Inventario? Cheque. ¿Rastreo de tiempo? Sí. QuickBooks gestionará sus contactos y se encargará de los asuntos de impuestos, formularios y devoluciones. 

La herramienta se encargará de crear un presupuesto para usted y hará su nómina, sin embargo la función de la nómina  es un complemento que cuesta un poco más. QuickBooks puede hacer casi todo excepto darte un aventón al trabajo.

Puedes comprar el disco de QuickBooks por un costo “único” o descargar la versión super-duper por un monto un poco mayor  de dinero, igual lo más probable es que terminarás pagando el costo de la factura con las actualizaciones que tendrá en años futuros. 

QuickBooks Pro admite hasta tres usuarios, pero los dos segundos también te costarán más. Sólo es compatible con Windows.

El mejor software para empresas muy pequeñas: Zoho Books

Este es particularmente útil para los propietarios únicos, los autónomos y las microempresas. Si no necesitas todas esas mega-características que ofrecen muchos otros programas, ¿por qué pagar por ellas? Pero tampoco quieres características falsas.

Zoho Books es un software de contabilidad por suscripción con suficientes funciones para satisfacer todas las necesidades de su pequeña empresa sin tener que pagar un alto precio. Puede sincronizarse con sus cuentas bancarias y ayudarle a crear y enviar facturas. 

Las funciones de seguimiento de tiempo y gastos son de primera categoría. 

El plan básico hará un seguimiento de las horas facturables y tiene capacidad para hasta 50 contactos. El plan Estándar admite dos usuarios y acomoda hasta 500 contactos. Puedes hacer un seguimiento del inventario si te actualizas al plan Profesional. 

El plan Profesional admite hasta 10 usuarios y tiene capacidad para un número ilimitado de contactos.

Mejor software para compartir documentos: Microsoft Office 2019

Microsoft es otro nombre con el que no puedes equivocarte en el software. Office 2019 es una actualización de Office 2016, que ofrece algunas características administrativas más, pero la interfaz es muy similar, por lo que no hay una curva de aprendizaje pronunciada si ya ha utilizado Office 2016.

Muchas de las características de Office 2019 son las mismas que las que ofrece otro software, pero Microsoft se destaca por encima del resto en un área: el intercambio de documentos. 

Si también se registra en el Office 365 de Microsoft, un servicio de suscripción, podrá almacenar documentos en la nube e invitar a otros a acceder a ellos. 

Pueden verlos, agregarlos o editarlos en tiempo real, siempre y cuando estén equipados con Office 2010 o una versión posterior. Literalmente puede tener una reunión de negocios con personas ubicadas en todo el mundo.

La versión doméstica y empresarial de Microsoft Office tiene Outlook, Word y el indispensable Excel. 

Su versión de Excel ofrece un vínculo “Dime qué hacer” en el que puedes hacer clic para obtener ayuda cuando no estés seguro de cómo proceder con una determinada tarea. 

A continuación se ofrecen cinco consejos para capacitar a los empleados en el nuevo software y mejorar los índices de participación, independientemente del tamaño de su organización o del software que esté introduciendo.

1. Encuentre a sus campeones

Si puedes aprovechar el entusiasmo de tus innovadores y de los primeros usuarios para crear un impulso en torno a este nuevo software, ellos pueden ayudar a convencer al resto de tus empleados para que lo utilicen.

Encuentre personas que se sientan naturalmente cómodas con los conceptos del software y anímelas a defenderlo.

Puede considerar a las personas del equipo piloto que ayudaron a evaluar la herramienta, o a las personas que usarán el software más a menudo. Ver el entusiasmo de estos campeones ayudará a convertir a las personas que son más escépticas o vacilantes.

Para usar 10.000 pies como ejemplo, sus defensores podrían ser sus directores de proyecto, ya que normalmente son usuarios avanzados y tendrán la mayor experiencia práctica con la herramienta. Pídeles que compartan su experiencia en el aprendizaje del nuevo software y que ofrezcan ayuda a los empleados con dificultades.

2. Crear un entendimiento compartido

Si los empleados no pueden encontrar una razón convincente para usar el nuevo software, casi se puede garantizar una baja tasa de adopción.

Por lo tanto, ayuda a tus campeones a entender exactamente qué es la herramienta, qué hace y por qué la elegiste. Involucre a la gente desde el principio del proceso de implementación. Fomente las preguntas y sea transparente con sus respuestas.

Asegúrate de que todos entiendan claramente cómo evaluaste otras herramientas, y por qué este software se diferenció. Cuanto mejor entiendan tus campeones el software y tus razones para elegirlo, mejor podrán compartir su valor con el resto de tu equipo.

3. Realizar eventos de entrenamiento

Los eventos de capacitación pueden ser una forma efectiva de entrenar a sus empleados en el nuevo software. Utilice estos eventos para fomentar el diálogo y responder a las preguntas, reforzar los beneficios de la herramienta y demostrar su aplicación práctica diaria en el flujo de trabajo de su equipo.

También puede incorporar la nueva herramienta en reuniones regulares. Las empresas que utilizan 10.000 pies de altura sacan a relucir la Página del Proyecto en las reuniones de estado para discutir el estado de un determinado proyecto, y el Programa se utiliza como el centro interactivo de las reuniones semanales de recursos.

Busque formas creativas de incorporar el nuevo software en su rutina fuera de línea tan a menudo como pueda.

4. Mueva el contenido importante al nuevo software

Una forma de aumentar la adopción es hacer que la información importante que sus empleados necesitan sólo sea accesible a través de la nueva herramienta. De hecho, fijar una fecha límite para migrar al nuevo software puede ser la única forma de conseguir que sus rezagados se conviertan.

Tengan cuidado. Este es un paso audaz que corre el riesgo de frustrar a sus empleados, especialmente si se implementa demasiado pronto. Pero si comunica sus razones de manera efectiva y expresa cómo la nueva herramienta les beneficiará a ellos y a la organización en general, aumentará las posibilidades de que acepten el cambio sin quejas.

5. Considere las recompensas y el juego

Las recompensas pueden ser una forma efectiva de fomentar un cierto comportamiento, pero depende de tu cultura y filosofía de trabajo.

Es importante señalar que las zanahorias y los palos tienden a quedarse cortos cuando se trata de motivar a los pensadores creativos (e incluso pueden ser perjudiciales). La verdadera motivación es impulsada por un sentido de propósito y la búsqueda de la maestría, por lo que transmitir el valor del software es tan importante.

Dicho esto, las pequeñas recompensas para fomentar la participación pueden ser bastante eficaces cuando se trata de tareas menos creativas, como el seguimiento del tiempo.

La inteligencia de software es una plataforma de monitorización completa que descubre, diagnóstica y ayuda a resolver problemas de software tanto en la producción, como a los que afectan a los usuarios finales.

En lugar de utilizar diferentes herramientas de monitoreo que no se comunican entre sí, la inteligencia de software combina características como el reporte de accidentes, el monitoreo de usuarios reales, el rastreo de despliegues y el seguimiento de usuarios para construir una visión más “inteligente” de la salud general de su software.

Mediante el uso de agentes locales o un pequeño fragmento de código, la inteligencia de software se centra directamente en la comprensión de la actividad de su aplicación, proporcionando a su equipo valiosos conocimientos sobre la salud general de su software.

¿En qué se diferencia la inteligencia de software del software de inteligencia empresarial?

La mejor respuesta es que ambos tienen funciones diferentes y no están relacionados, pero pueden ser utilizados conjuntamente.

Mientras que el software de inteligencia de negocios (o BI) analiza las métricas y tendencias de los negocios del día a día, la inteligencia de software proporciona datos procesables sobre el rendimiento de su aplicación en tiempo real.

De la misma manera que una empresa utiliza BI para coagular hojas de cálculo dispares y herramientas de gestión de recursos, la inteligencia de software combina varias herramientas de supervisión en una plataforma.

Al reducir el número de herramientas que necesita, la inteligencia de software hace que su tecnología sea mucho más limpia y eficiente en la comunicación.  

¿Cómo ayuda a su equipo?

Desde caídas del lado del servidor hasta páginas de rendimiento lento y descubrimiento de malas implementaciones, la inteligencia de software es una visión de arriba hacia abajo de los problemas que afectan a los usuarios finales. 

Ofrece una visión en tiempo real de los problemas de la parte trasera, la parte delantera y el nivel del servidor, ya que están afectando a los usuarios finales, en este momento.

Una piedra angular de una plataforma de inteligencia de software es que es capaz de identificar cuando un usuario ha tomado acciones que han resultado en una excepción no manejada. 

Usando características como las migas de pan de los informes de accidentes, los desarrolladores son capaces de ver qué pasó exactamente antes del accidente. La monitorización real del usuario proporciona datos sobre los tiempos de carga y las sesiones en vivo.

El problema puede entonces ser identificado y llevado a la atención del desarrollador en segundos usando integraciones con ChatOps y software de gestión de tareas como JIRA.  

Los detalles del diagnóstico, incluida la información de seguimiento de la pila, se ponen entonces a disposición del desarrollador para replicar el problema rápidamente, arreglarlo y desplegar la actualización a la producción. 

El problema se resuelve entonces antes de que afecte a otros usuarios, que de otro modo se habrían encontrado con el mismo problema. 

Lo mismo ocurre con los problemas que no son desencadenados por un usuario.  Con la inteligencia del software, si una base de datos se agota o un código mal ejecutado desencadena errores en los sistemas de backend, se recoge inmediatamente.  

De este modo los desarrolladores pueden entonces arreglar estos problemas antes de que los usuarios se vean afectados.