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Según nuestra experiencia trabajando con diferentes empresas escandinavas y occidentales, la externalización de la contabilidad y la teneduría de libros suele funcionar mejor cuando:
- Una pequeña empresa no necesita un estudio contable a tiempo completo, pero necesita una persona con más habilidades de las que puede aportar el director de la oficina, o el recepcionista.
- Una empresa de cualquier tamaño no puede encontrar un empleado a tiempo completo con las habilidades adecuadas a un coste asequible.
- Una empresa en crecimiento busca oportunidades para ampliar sus servicios de contabilidad y teneduría de libros en cualquier momento.
- Los servicios temporales son necesarios, por ejemplo, como ayuda extra para los informes de fin de año o si un empleado a tiempo completo se va de vacaciones, de baja por maternidad, etc.
Sin embargo, aunque se contrate a una persona experta y cualificada, alguien (normalmente el director ejecutivo) tendrá que seguir participando en el proceso mientras aprueba las facturas, hace los depósitos, revisa las hojas de asistencia, etc.
5 cosas que hay que tener en cuenta antes de subcontratar
Una vez que haya decidido subcontratar, el siguiente paso debe ser elegir una empresa de subcontratación que encaje perfectamente con sus metas y objetivos, pero sobre todo que sea capaz de satisfacer sus necesidades y requisitos.
Creemos que, a la hora de externalizar los servicios de contabilidad y teneduría de libros, la calidad del rendimiento y la eficiencia deben ser la máxima prioridad. Sin embargo, también hay que tener en cuenta otros factores esenciales.
- Qué servicios de contabilidad y teneduría de libros necesita
¿Es para preparar los informes de fin de mes, los balances, los servicios de nóminas, la presentación de informes a las autoridades o para ocuparse de sus cuentas por pagar y por cobrar?
¿Quizás necesite a alguien que prepare sus conciliaciones y análisis bancarios o simplemente que introduzca los datos en el software de contabilidad? Sea lo que sea, tienes que tener claro lo que haces personalmente, de lo que es responsable tu personal interno y lo que quieres que haga otra persona.
- Rango de costes competitivo.
Todas las empresas de contabilidad y teneduría de libros tienen sus esquemas de pago: algunas cobran por hora, otras por mes. Por lo tanto, puedes elegir el plazo de pago que más se adapte a tus necesidades y presupuesto, pero no tomes tu decisión sólo en función de la rentabilidad de un estudio contable.
- Experiencia.
Asegúrate de que la empresa que quieres contratar tiene experiencia, es profesional y cuenta con la cualificación adecuada.
Recuerde que siempre puede pedir algunas recomendaciones de sus clientes anteriores o actuales, mirar su reputación en el mercado, la estabilidad financiera, pero lo más importante, su capacidad para ofrecer resultados de alta calidad y consistentes.
- Seguridad de los datos.
En nuestra opinión, la seguridad de los datos juega un papel importante cuando se subcontratan servicios de contabilidad en línea. La empresa más respetable maneja los datos de sus clientes con la mayor privacidad posible y se asegura de que cada transacción sea segura.
Es esencial porque no sólo les comunicarás información sobre el flujo de caja, sino también datos confidenciales.
- Acuerdo de nivel de servicio flexible.
El proveedor de servicios de contabilidad y teneduría de libros debe mostrar su flexibilidad y deseo de adaptarse a sus necesidades y requisitos futuros.
Le recomendamos encarecidamente que compruebe los términos y condiciones del estudio contable antes de firmar el contrato, para que sepa cómo rescindir el acuerdo si no está satisfecho con su trabajo.